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ビジネス英文メール TIPs|#1 メールの書き方

[char no=1 char=”Sunny”]Hello, Sunnyです^^ BUSINESSで英語が必要!急な単身赴任や海外出張!TOEICスコアをアップしたい!という方のグローバル対応が必要な(今後必要になる)ビジネスパーソン&キャリアウーマンのために色々便利なTIPをシェアしていきます。プロフィールはこちらから♪[/char]

グローバル化が進む近年は、英語でのメールのやり取りも頻繁に行われていくと思いますが、
ここでは参考としてビジネス英語でのメール文章書き方についてお伝えしたいと思います。

英語メール文章の基本

英語でメールを書く時、5つの構成を意識して書くようにします。
♦ 件名(Title)
♦ 宛名・挨拶(Salutation)
♦ 本文(Body)
♦ 結び(Complimentary Close)
♦ 挨拶・署名(Signature)

これを意識する事でも、
英語の文章を書くときにどのように内容を組み立てればいいのか
イメージがつきやすいと思います^^

では、一つずつ、説明していきます♪

1)メールの件名(Title)

件名は、一文でそのメールの内容がわかるように明確に、ハッキリ書くことがポイントです。
1通のメールで1案件の内容を書くのが基本ですが、
そのメール内容が(できれば詳細まで)わかるとベストです!

(例)
〇Inquiry (お問合せ)
⇒ Inquiry about job training (ジョブトレーニングについてのお問合せ)

〇Urgent(緊急)  
⇒ Urgent:re-scheduled for board meeting(役員会議の日程変更)

〇Request(要望) 
⇒ Request for job openings(雇用募集についての要望)

〇Annouce(お知らせ)
⇒ Annouced for new product(新規商品についてのお知らせ)

件名は簡潔にハッキリ、メールの目的を書くことで、
相手にもスムーズに理解され読みやすくなります。
ぜひ、心がけてみてください★

2)宛名・挨拶(Salutation/Greetings)

宛名はまず一番相手先の名前を記載する、
~様、~さん、~会社御中、などに当たります。

宛名の順番は、まず相手先の
メールを受け取る人物の名前-役職-会社名となります。

(例) 
Dear Jhon, Sales Manager, ABC Company

〇親しい間柄ではない場合

名前は書かず苗字のみが基本です。
また女性の既婚/未婚を分けるMiss/Mrs/Msは分けることなく、
ビジネスメールでは統一して「Ms.」を使用するようにします。

基本: Mr. / Ms. ~苗字

(例)
Dear Mr. 男性(Mr.Smith), Dear Ms. 女性(Ms.Smith),

〇相手の性別がわからない場合

性別のMr.や Ms.を除いて、フルネーム(又は個人名)を記載しますが、
あまり好意的ではありません。

(例)Dear Mike Smith

〇親しくファーストネームで呼び合う間柄の場合

基本はファーストネームで記載します。
earなど付けてもいいですが加えなくても問題ありません。

(例)Dear John, Jhon

〇相手が部署や組織に属する場合

(例)
Dear Customer Service  (カスタマーサービス御中)
Dear Marketing Director (マーケティング部長殿

〇相手が特定の職についている場合

特定の職業についている人は、Mr./Ms.などは使用しません。

(例)
Dear Dr.Smith(博士)
Dear Professor Jhon(教授)
Dear Judge Smith(判事)
Dear Senator Smith(上院議員)

〇相手が1人以上やグループ・団体の場合

Andでつないだり、まとめての表記で表します。

(例)Dear All,
Dear Management Stuff,
Dear Mr.and Ms.Smith(夫婦の場合)
Dear Jhon and Ann

〇相手の名前・役職がわからない、特定の人に宛てない場合

名前や役職などわからない場合は、
関係者各位、などとDearを使わない表現もあります。

(例)
Dear Sir./Sirs.
Dear Sir or Madam:
Ladies and Gentlemen,
To whom it may concern,(⇒関係者各位)

送り先によって変わりますが、
失礼のないように調べた上で書いていきましょう!

3)本文(Body)

本文(Body)の中は、細分化すると

1. 始まり(Intro)

2. 詳細(Details)

3. 結論(Conclusion)

4. 終わり(Closing)

となります。

(例)
・I am interested in your AAA products. (Introduction)
私はあなたのAAA商品に興味があります。

・Our company needs to order some products from your company, (Details)
弊社にて幾つか商品を購入したいのですが・・・

・Could you send me some details below? (Conclusion)
詳細について教えていただけますか。(質問等を記載・・・)

・We are looking forward to hearing from you.(Closing)
あなたからの返事をお待ちしています。

要は、何がいいたいのか、その目的、詳細、今後の展開、
についての流れを書くことです。

シンプルイズザベストですが、難しい言い回しを書く必要はなく、
ポイントを押さえるように記載すればOK~^^

また、海外へのメールでよくありがちなのが、
日本人は曖昧に書こうとします。

例えば、来週までに、とか、大体そのくらいの日程で、とか・・・。

ここはビジネスの場なので、海外の人へハッキリと期日や締め日、
会議日などはメールでしっかり伝えるようにします

でないと相手もあいまいに捉えられてしまいます・・・。

(例)
・We’re looking forward to have new products by next Friday.
⇒ by next Friday, Aug.10 at 6PM.

・Could we arrange this schedule for next Monday?
⇒ ~for next Monday at 3PM on May 10?

4)結び(Complimentary Close)

最後は結びで文章を締めますが、ここでも使い方は様々です。

〇ビジネス向き

Regards,
Kind Regards,
Yours truly,

〇フォーマル

Sincerely,
Respectfully,
Best regards,

〇フレンドリー(親しいビジネス関係でもOK)

Best wishes,
With many thanks,(thank you),
All the best,
Thanks for your help,

5)挨拶・署名(Signature)

結び(Best regards,など)をつけたあとは、
自分の署名(フルネーム)を記載します^^

理想としては、
署名は手書きでサインするのが
海外の主流ではあるので、スペースを空けて署名します。

(例)Sincerely,

Taro Yamada

※この間の空白部分に、海外の人は署名(手書き)をします。
 日本でいう、印鑑を押印する、ということですね^^
 海外では「確認しました」というメッセージでも使います。

メールを書く時の注意

英語の文章は色々と英文のサンプルがありますので、
別記事で詳細を書いていきますが、
大まかなメールの流れは上記のようになります。

シンプルに、
目的を明確に、入り口(件名)から相手にもわかるようなメール

を心がけることがポイントですね―!^^

最後に・・・

今回は大まかな内容をご紹介しましたが、
もっとビジネスメールについて学びたい!という方に、
おすすめなのが以下の本です。私もだいぶ参考にさせて頂きました^^

ビジネスシーンで使える英語表現を、分かりやすく学べ実践出来ます^^ 
ぜひ参考にしてみてくださいね♪

<ビジネス英語メールで参考にしたい本:厳選おススメ関連本5つ>↡↡↡

Have a nice day!